3 passos para uma reunião perfeita

A palavra reunião causa calafrios em muita gente, essa ferramenta de comunicação tem sido tão mal utilizada que muitos a consideram inútil, associando reuniões à perda de tempo e tédio, por exemplo. A reunião se faz necessária para a organização, planejamento e até mesmo para a solução de problemas no caso “reuniões de guerra”, onde a equipe só sai da sala de reunião quando o problema está resolvido.

Para se ter uma reunião bem sucedida, é necessário três pontos principais:

1. Planejamento

2. Condução

3. Acompanhamento

A gerência de reuniões é crítica para eficácia da comunicação. É fato que reuniões não planejadas e mal conduzidas podem gerar:

  • Perda de credibilidade do líder perante a equipe;
  • Transmissão de mensagens erradas;
  • Perda de tempo dos envolvidos;
  • Desmotivação e improdutividade na equipe;
  • Desperdício de tempo e dinheiro.

Falaremos detalhadamente sobre cada uma das fases de uma reunião:

Planejamento

Ao planejar uma reunião, os seguintes tópicos devem ser bem definidos.

  • Objetivo: Quais serão os assuntos tratados na reunião?
  • Participantes: Quem são as pessoas que devem estar presentes? Chame apenas as pessoas que são relevantes
  • Local, data, hora: Aonde será? Quando será?
  • Duração estimada: Qual a duração prevista da reunião?
  • Material necessário: Quais materiais serão necessários?
  • Agenda: A agenda dos envolvidos permite que a reunião seja feita naquele lugar e naquele horário?

Condução

Ao conduzir uma reunião, os seguintes tópicos devem ser levados em consideração por que a conduz:

Reafirmar objetivo: No início da reunião, deixe bem claro qual é o objetivo da mesma.

Garantir o entendimento geral: Durante a reunião garanta que todas as pessoas estão entendendo o que está sendo discutido. Por isso, a lista de pessoas que vai participar da reunião deve levar em conta se aquela pessoa tem todas as informações necessárias para estar presente na reunião.

Estimular a participação: Estimule a participação das pessoas, não deixe que apenas um, ou dois falem e os demais não expressem suas opiniões.

Gerenciar o tempo: A duração da reunião não pode extrapolar o previsto. Ou o tempo previsto foi mal planejado, ou a condução foi mal executada e não conseguiu falar sobre todos os tópicos previsto no tempo estimado. Caso seja necessário, encerre a discussão de determinados assuntos, podendo inclusive ser marcada uma nova reunião apenas para discutir aquele assunto.

Tomar decisões: Será necessário tomar decisões durante a reunião. As pessoas que tem poder para tomar as decisões estão presentes?

Atribuir responsabilidades e Produza uma Ata: A cada definição será gerada uma responsabilidade. Quem vai executá-la? Qual o prazo para que seja feito? É importante que isso fique bem claro e que seja registrado. Faça isso em uma ATA de Reunião.

Faça um resumo: Nos instantes finais da reunião, faça um breve resumo dos principais itens discutidos e das decisões tomadas.

Acompanhamento

Depois que a reunião foi feita, uma fase que muitas pessoas esquecem de fazer, é acompanhar o que foi definido na reunião. É importante ficar de olho no que está sendo feito. Siga os seguintes passos:

  • Distribua a ata da reunião
  • Acompanhe as decisões tomadas (estão sendo cumpridas?)
  • Observe os Desvios (alguém está fazendo algo que não foi acordado?)
  • Realize a Comunicação (comunique a todos o que está sendo feito, normalmente onde se tem mais problemas em projetos é na comunicação)
  • Avalie a necessidade de nova reunião. 

Curiosidades

Você conhece os Ladrões de Reunião? São aquelas pessoas que atrapalham o bom desenvolvimento da reunião, e você como condutor da reunião deve ficar atento a quem são essas pessoas e conduzir da melhor forma possível para que não atrapalhem o objetivo. Veja alguns exemplos de ladrões de reunião:

  • Exibicionista (usa a reunião para fazer marketing pessoal)
  • Divagador (fogem do tema da reunião)
  • Cochichador (cochicha na reunião fazendo reuniões paralelas)
  • Trabalhador (o tópico da reunião não é relevante pra ele e ele continua trabalhando)
  • O pior deles: o celular

Stand up meeting

Você conhece a reunião Stand up do Scrum? Também conhecida como Daily Meeting ou Reuniões Diárias. A ideia é fazer reuniões diárias de até 15 minutos. Sim, somente 15 minutos. Todos em pé, os participantes não podem encostar em nada. Portanto, devem sentir certo desconforto por ficar em pé, o que fará com que a reunião não seja prolongada. O objetivo da reunião é falar sobre o que foi feito no dia anterior e quais são as tarefas que serão feitas nas próximas 24h.

É um tipo de reunião bastante interessante e que faz parte das metodologias ágeis. São muitas as vantagens de se realizar Stand up Meetings todos os dias.

Além de melhorar a comunicação e o engajamento da equipe, corrige os rumos, mitiga os riscos e ainda proporciona o uso dos 3 pilares do Scrum, que é a inspeção ( do progresso) e adaptação (ajustes e impedimentos) diariamente e transparência (todos sabem o que está acontecendo). Lembrem-se que um dos maiores problemas em projetos é a comunicação. Reuniões Diárias melhoram as comunicações, eliminam outras reuniões, identificam e removem impedimentos para o desenvolvimento, destacam e promovem rápidas tomadas de decisão, e melhoram o nível de conhecimento da equipe.

Esse tipo de reunião é bastante utilizado em projetos de TI, porém podemos aplicá-lo a todo tipo de equipe, desde que sejam bem planejadas e conduzidas.

Existe um acrônimo em inglês que define os objetivos da Stand up Meeting.

GIFTS (Good Start, Improvement, Focus, Team, Status)

Good Start – Ajudam a começar bem o dia

Improvement – Promove a melhoria contínua

Focus – Reforça o foco no que realmente importa

Team – Para reforçar o senso de equipe

Status – Para comunicar o que está acontecendo

O Stand up Meeting funciona como um mini PDCA diário promovido pela equipe do projeto.

E agora deixo vocês com a pergunta: Suas reuniões tem sido produtivas?