3 passos para uma reunião perfeita

A palavra reunião causa calafrios em muita gente, essa ferramenta de comunicação tem sido tão mal utilizada que muitos a consideram inútil, associando reuniões à perda de tempo e tédio, por exemplo. A reunião se faz necessária para a organização, planejamento e até mesmo para a solução de problemas no caso “reuniões de guerra”, onde a equipe só sai da sala de reunião quando o problema está resolvido.

Para se ter uma reunião bem sucedida, é necessário três pontos principais:

1. Planejamento

2. Condução

3. Acompanhamento

A gerência de reuniões é crítica para eficácia da comunicação. É fato que reuniões não planejadas e mal conduzidas podem gerar:

  • Perda de credibilidade do líder perante a equipe;
  • Transmissão de mensagens erradas;
  • Perda de tempo dos envolvidos;
  • Desmotivação e improdutividade na equipe;
  • Desperdício de tempo e dinheiro.

Falaremos detalhadamente sobre cada uma das fases de uma reunião:

Planejamento

Ao planejar uma reunião, os seguintes tópicos devem ser bem definidos.

  • Objetivo: Quais serão os assuntos tratados na reunião?
  • Participantes: Quem são as pessoas que devem estar presentes? Chame apenas as pessoas que são relevantes
  • Local, data, hora: Aonde será? Quando será?
  • Duração estimada: Qual a duração prevista da reunião?
  • Material necessário: Quais materiais serão necessários?
  • Agenda: A agenda dos envolvidos permite que a reunião seja feita naquele lugar e naquele horário?

Condução

Ao conduzir uma reunião, os seguintes tópicos devem ser levados em consideração por que a conduz:

Reafirmar objetivo: No início da reunião, deixe bem claro qual é o objetivo da mesma.

Garantir o entendimento geral: Durante a reunião garanta que todas as pessoas estão entendendo o que está sendo discutido. Por isso, a lista de pessoas que vai participar da reunião deve levar em conta se aquela pessoa tem todas as informações necessárias para estar presente na reunião.

Estimular a participação: Estimule a participação das pessoas, não deixe que apenas um, ou dois falem e os demais não expressem suas opiniões.

Gerenciar o tempo: A duração da reunião não pode extrapolar o previsto. Ou o tempo previsto foi mal planejado, ou a condução foi mal executada e não conseguiu falar sobre todos os tópicos previsto no tempo estimado. Caso seja necessário, encerre a discussão de determinados assuntos, podendo inclusive ser marcada uma nova reunião apenas para discutir aquele assunto.

Tomar decisões: Será necessário tomar decisões durante a reunião. As pessoas que tem poder para tomar as decisões estão presentes?

Atribuir responsabilidades e Produza uma Ata: A cada definição será gerada uma responsabilidade. Quem vai executá-la? Qual o prazo para que seja feito? É importante que isso fique bem claro e que seja registrado. Faça isso em uma ATA de Reunião.

Faça um resumo: Nos instantes finais da reunião, faça um breve resumo dos principais itens discutidos e das decisões tomadas.

Acompanhamento

Depois que a reunião foi feita, uma fase que muitas pessoas esquecem de fazer, é acompanhar o que foi definido na reunião. É importante ficar de olho no que está sendo feito. Siga os seguintes passos:

  • Distribua a ata da reunião
  • Acompanhe as decisões tomadas (estão sendo cumpridas?)
  • Observe os Desvios (alguém está fazendo algo que não foi acordado?)
  • Realize a Comunicação (comunique a todos o que está sendo feito, normalmente onde se tem mais problemas em projetos é na comunicação)
  • Avalie a necessidade de nova reunião. 

Curiosidades

Você conhece os Ladrões de Reunião? São aquelas pessoas que atrapalham o bom desenvolvimento da reunião, e você como condutor da reunião deve ficar atento a quem são essas pessoas e conduzir da melhor forma possível para que não atrapalhem o objetivo. Veja alguns exemplos de ladrões de reunião:

  • Exibicionista (usa a reunião para fazer marketing pessoal)
  • Divagador (fogem do tema da reunião)
  • Cochichador (cochicha na reunião fazendo reuniões paralelas)
  • Trabalhador (o tópico da reunião não é relevante pra ele e ele continua trabalhando)
  • O pior deles: o celular

Stand up meeting

Você conhece a reunião Stand up do Scrum? Também conhecida como Daily Meeting ou Reuniões Diárias. A ideia é fazer reuniões diárias de até 15 minutos. Sim, somente 15 minutos. Todos em pé, os participantes não podem encostar em nada. Portanto, devem sentir certo desconforto por ficar em pé, o que fará com que a reunião não seja prolongada. O objetivo da reunião é falar sobre o que foi feito no dia anterior e quais são as tarefas que serão feitas nas próximas 24h.

É um tipo de reunião bastante interessante e que faz parte das metodologias ágeis. São muitas as vantagens de se realizar Stand up Meetings todos os dias.

Além de melhorar a comunicação e o engajamento da equipe, corrige os rumos, mitiga os riscos e ainda proporciona o uso dos 3 pilares do Scrum, que é a inspeção ( do progresso) e adaptação (ajustes e impedimentos) diariamente e transparência (todos sabem o que está acontecendo). Lembrem-se que um dos maiores problemas em projetos é a comunicação. Reuniões Diárias melhoram as comunicações, eliminam outras reuniões, identificam e removem impedimentos para o desenvolvimento, destacam e promovem rápidas tomadas de decisão, e melhoram o nível de conhecimento da equipe.

Esse tipo de reunião é bastante utilizado em projetos de TI, porém podemos aplicá-lo a todo tipo de equipe, desde que sejam bem planejadas e conduzidas.

Existe um acrônimo em inglês que define os objetivos da Stand up Meeting.

GIFTS (Good Start, Improvement, Focus, Team, Status)

Good Start – Ajudam a começar bem o dia

Improvement – Promove a melhoria contínua

Focus – Reforça o foco no que realmente importa

Team – Para reforçar o senso de equipe

Status – Para comunicar o que está acontecendo

O Stand up Meeting funciona como um mini PDCA diário promovido pela equipe do projeto.

E agora deixo vocês com a pergunta: Suas reuniões tem sido produtivas?

A transformação do aprendizado

Você já parou para pensar na quantidade de informações que você recebe por dia? Centenas de mensagens de what’s app, infinitas atualizações de status do facebook, episódios de séries, notícias, vídeos… Sabe aquela sensação de que o mundo está girando cada vez mais rapidamente? Você não está sozinho, muitos de nós estamos vivenciando essa sensação agora mesmo, porém devemos nos questionar como fica o aprendizado no meio de tudo isso.

O conhecimento durante muitos anos estava preso nos livros, dentro das bibliotecas ou de uma sala de aula personificado no papel do professor, dono do saber naquele ambiente com vários alunos. A aula é expositiva, o professor passa o conteúdo, e os alunos repetem aquelas informações como verdades absolutas. Contudo, atualmente uma informação passada pelo professor, pode ser checada em questões de segundos. O aluno que antes esperava o conhecimento ser repassado pelo professor já não existe da mesma forma. Sua vida é muito diferente da que levou seu professor, há 40, 30, 20 anos atrás. Não pense isso somente como escolas para crianças e adolescentes, mas também as faculdades, as pós-graduações, os cursos livres, técnicos.

O conhecimento está em todos os lugares, milhares de fontes, celulares, tablets, computadores, relógios, televisões, ebooks, cursos online; está mais acessível, porém são tantas opções que não conseguimos aproveitar tudo, por isso o papel da escolha é tão importante. Somos independentes, podemos buscar o que realmente queremos aprender, podemos encontrar pessoas que busquem os mesmos aprendizados que nós. A sala de aula já não é mais a principal fonte do conhecimento. Mais e mais é comum pessoas se reunirem para compartilhar conhecimentos, o professor deixa de ser o único com o saber, e passa a ser um mentor, um tutor e apresenta vários pontos de vista e aprende junto com os alunos.

De acordo com o professor Richard Elmore, professor da Harvard Graduate School of Education, “ninguém sabe qual será o resultado da transformação do aprendizado” e, realmente, é tudo muito novo, porém não devemos ter medo e sim buscar o melhor dos dois mundos para que tenhamos o melhor da escola formal com a escola informal usando como ferramentas as opções que a tecnologia nos proporciona.

E quando a gente aprende algo sozinho? Buscamos a informação na internet e viramos autodidatas, professores de nós mesmos. Será que não somos nossos melhores professores? Uma vez que a internet tem muita informação, e ela está aí simplesmente esperando ser aprendida por alguém. E nós estamos aqui, lendo, vendo vídeos e… aprendendo!

Quantas coisas você não aprendeu por si só? Procurando informação no Google, chegando a um vídeo e treinando e praticando… Dá para aprender de tudo, desde de como fazer crochê a investir na bolsa de valores.

Tudo isso é muito novo, mas ao mesmo tempo tão empolgante (vocês não acham?). Viva a esse emaranhado de informações, idéias e possibilidades que a vida nos proporciona.

E você se considera um autodidata?

Livro sobre métodos para avaliar uso de tecnologias na educação é lançado pela Unesco

A Unesco (Organização das Nações Unidas para a Educação, a Ciência e a Cultura) lançou, em parceria com a Fundação Telefônica Vivo, o livro Experiências Avaliativas de Tecnologias Digitais na Educação. A publicação aborda iniciativas do Brasil, França, Chile, Uruguai e Argentina para medir o impacto das novas tecnologias de informação e comunicação (TICs) em projetos pedagógicos.

Esta publicação reúne artigos sobre as experiências apresentadas, e o texto procura realizar uma síntese – ciente de que toda síntese é restrita – sobre aspectos de atenção no curso de avaliações de projetos que almejam transformações educativas por meio de tecnologias digitais. O contorno dessas análises está circunscrito à relação de iniciativas digitais e escolas, escapando à dimensão complexa da coisa pública e das dinâmicas exigentes para a instalação de inovações em toda uma rede de educação, o que inclui os pontos aqui tratados, mas engloba outros que não couberam nos debates do painel.

O livro está estruturado em três categorias, relacionadas com a avaliação do uso de tecnologias digitais em escolas públicas:
a) sobre as condições de apropriação da tecnologia pela escola;
b) sobre os campos de resultados reconhecidos de ações digitais em unidades escolares e que orientam os focos avaliativos; e
c) sobre abordagens e métodos que definem procedimentos e operações da avaliação.

O livro está disponível para download diretamente no site da Unesco, acesse aqui a página para baixar:  Unesco – Download Livro

Foto: Lun Das